Наши услуги

Кадровое делопроизводство для Коллегии адвокатов


Коллегия адвокатов является некоммерческой организацией, основанной на членстве.

Прием адвоката в Коллегию адвокатов осуществляется на основании заявления адвоката о приеме в членство Коллегии адвокатов. В соответствии с Уставом Коллегии адвокатов, прием в членство может осуществляться общим собранием, президиумом, советом или другим уполномоченным органом. Прием в членство оформляется протоколом соответствующего уполномоченного органа. Отчисление адвоката из членства осуществляется в соответствии с Уставом, Законом "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации".

В Коллегии адвокатов должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников адвокатского образования.

Коллегия адвокатов состоит из адвокатов и работников.

К работникам относятся: главный бухгалтер, секретарь, инспектор отдела кадров, системный администратор компьютерной сети, уборщик помещений, помощник, стажер адвоката и др.

В связи с выполнением ими трудовых обязанностей, сведения, составляющие адвокатскую тайну, становятся известны работникам Коллегии адвокатов. Все работники адвокатского образования при принятии на работу, в соответствующих должностных инструкциях должны быть проинформированы, проинструктированы и предупреждены о недопустимости разглашения адвокатской тайны.

Трудовые отношения между работником и работодателем, которым выступает Коллегия адвокатов, строятся на основании положений трудового договора. Прием на работу сопровождается заключением письменного трудового договора и подписанием приказа о приеме на работу.

При приеме адвоката в членство Коллегии, как и трудоустройстве в Коллегию, потенциальный работник обязан представить определенный, установленный законом перечень документов, на основании которого будет сформировано личное дело.

Кадровая служба на каждого адвоката, работника  в первый день его работы заводит личную карточку и формирует личное дело.

Как правило, в состав личного дела входят: внутренняя опись документов; анкета, личный листок по учету кадров; резюме (или автобиография); копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверении личности; справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и так далее; трудовой договор; данные аттестаций; характеристики и др.

В отличие от работников, на адвокатов трудовые книжки не ведутся, поскольку они относятся к категории самозанятых граждан и осуществляют адвокатскую деятельность в соответствии с Законом "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации", а также в силу членства в адвокатской палате субъекта Российской Федерации и в избранном ими адвокатском образовании.

Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы, которые Коллегия адвокатов может разработать самостоятельно в произвольной форме: учета личных дел, личных карточек, личных заявлений, трудовых договоров, учета приема, перевода, увольнения, учета выданных справок о работе, заработной плате, трудовом стаже, учета выданных копий документов, связанных с работой, учета приказов о приеме, увольнения, предоставлении отпусков, учета движения трудовых книжек и др.

Журналы ведутся работниками отдела кадров или лицом, на которое возложено ведение кадрового делопроизводства. В Коллегии адвокатов разрабатываются, а также ведутся:

Правила внутреннего трудового распорядка - это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Штатное расписание - организационно-правовой акт, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом. Штатное расписание является обязательным организационно-правовым документом в адвокатском образовании. В штатное расписание не включаются адвокаты, а только работники.

Табель учета рабочего времени – документ, служащий для ведения точного учета и контроля над отработанными днями работников, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

График отпусков - это документ, принимаемый работодателем в порядке, установленном для локальных нормативных актов. Он обязателен как для работодателя, так и для работника.

Договор о полной материальной ответственности – это документ, устанавливающий полную материальную ответственность с работниками, которые постоянно имеют дело с приемом, обработкой, хранением и отпуском товарных ценностей, а также денежных средств.

Неотъемлемой частью кадровой документации являются информационно-справочные документы. Документы этой группы не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения, и играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают докладные, служебные и объяснительные записки, представления, предложения, заявления, акты, справки, заключения, отзывы, перечни, списки, переписку.

Информационно-справочные документы представляют основания для издания приказов по личному составу.

Организация текущего хранения документов. Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, так как служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

В процессе деятельности любой организации образуется большое количество документов. Как правило, рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности организации.

По истечении установленных законодательством сроков документы могут быть уничтожены либо переданы на постоянное хранение в архив.